Contabilizar o reembolso de despesas é um problema frequente em muitas empresas. O processo pode gerar muitas dúvidas e estresse entre os funcionários, desgastando o relacionamento de gestores e subordinados. Muitas pessoas não sabem como fazer ou fazem de maneira equivocada e acabam tendo problemas no futuro.

Para evitar esse desgaste e ter um bom controle de gastos da sua equipe, uma ótima solução são os aplicativos de reembolso de despesas feitos com o Power Apps. Com eles é possível controlar gastos como: estacionamento, combustível, refeição e viagens corporativas, sem a necessidade de colocar tudo isso no papel.

O que é o Power Apps

O Power Apps é um serviço da Microsoft de desenvolvimento de aplicativos de negócios de forma simples. Por meio de ferramentas visuais intuitivas que não exigem códigos, as chamadas plataformas de desenvolvimento Low-Code e No-Code.

Ele basicamente conecta a uma fonte de dados de dentro ou de fora da empresa e as organiza na forma de um aplicativo. Este, pode ser acessado em qualquer lugar e em qualquer dispositivo, seja desktop, tablet ou celular.

Além de permitir a criação de uma ampla gama de aplicativos, o PowerApps inspira a transformação de processos manuais e desatualizados em processos modernos e digitais. Assim, a empresa economiza tempo e dinheiro.

O que podemos fazer com o Power Apps

Com o Power Apps e seu conjunto avançado de ferramentas, é possível criar aplicativos de alta produtividade. Resolvendo assim, problemas empresariais, como reembolso de despesas, orçamentos e solicitação de férias dos funcionários.

Os aplicativos da plataforma ajudam desde os analistas de negócios, até os desenvolvedores profissionais, permitindo que trabalhem juntos de forma mais eficiente.

Além disso, o Power Apps conta com uma série de conectores gratuitos e pagos. Ou seja, amplas possibilidades de integração com outros serviços, como Outlook, OneDrive, SharePoint, SQL Server, Power BI, Redes Sociais, Excel, entre outros.

Reembolso de despesas corporativas no Power Apps

No vídeo abaixo, podemos visualizar uma simulação feita em um aplicativo de reembolso criado pela equipe de Digital Workplaces da QDOIS. Nele, pode-se computar gastos com estacionamento, combustível, hospedagem e refeição.

Primeiro, o funcionário seleciona o aprovador e adiciona a descrição. Depois, adiciona-se a data, a categoria, o valor e os detalhes da despesa e, por fim, a foto da nota fiscal.

Ao enviar, o valor com descrição e nota fiscal anexada é salvo em um repositório de armazenamento de dados. Neste caso o SharePoint Online, outro serviço que faz parte do Office 365.

O aplicativo apresenta duas frentes, uma para os administradores, que podem aprovar ou recusar as despesas solicitadas, além de solicitar reembolso. A outra, atende os demais funcionários, que podem adicionar seus gastos para serem reembolsados.

Quando um gasto é solicitado, o responsável pela aprovação recebe uma notificação. O formato pode ser e-mail, notificação para o financeiro, ou outras formas que atendam o time da melhor maneira. Esta flexibilidade é uma das grandes vantagens da plataforma.

As notificações são criadas a partir de fluxos de trabalho, que são executadas a partir de outro serviço presente no Office 365, o Power Automation (antigo Flow).

Pode-se ver abaixo a tela do dispositivo do administrador, para aprovar ou reprovar a despesa, com todos os detalhes registrados pelo funcionário

Com os aplicativos da Power Platform, se torna possível digitalizar processos manuais e complexos, otimizando tempo e recursos das instituições! Para escolher o melhor plano para sua empresa, basta clicar aqui.